Participatie en omgevingsdialoog

Hieronder beschrijven we hoe je in een paar stappen de omgevingsdialoog kunt organiseren. De contactpersoon van de gemeente Leudal die gekoppeld is aan jouw aanvraag, adviseert je hier graag verder over. Eventueel kan de contactpersoon je ook helpen met creatieve manieren voor het voeren van een goed gesprek. Het gesprek aangaan over jouw plan kun je doen op de manier die jou het beste lijkt. De vragen in het tekstblok ‘Gesprek goed gevoerd? in deze handreiking kun je als checklist gebruiken.

Breng in beeld wie er iets gaat merken van je plan 

Bij ieder plan is het belangrijk om voor jezelf na te gaan: wie gaat hier iets van merken en wie heb ik nodig om het te realiseren? Bouw je een nieuwe garage? Dan kan dat effect hebben op jouw aangrenzende buren. Denk aan geluid tijdens de bouw of aan schaduw in hun tuin. In andere gevallen, bijvoorbeeld als je je bedrijf wil gaan uitbreiden, gaan meer mensen iets merken van je plan, zoals de nabijgelegen bedrijven of de gebruikers van een gebied. Zorg dan dat alle eigenaren en/of gebruikers in de omgeving kunnen deelnemen aan het gesprek. Hoe groter de impact van je plan, hoe groter de kring direct betrokkenen. Daarnaast kunnen er nog belanghebbenden zijn die indirect betrokken zijn, zoals bewonersverenigingen, ondernemers, een milieugroep of een maatschappelijke organisatie.

Bedenk waarover belanghebbenden kunnen meedenken

Voordat het gesprek plaatsvindt is het goed om te bepalen welke rol deelnemers hebben. Ga je een oprit vervangen, dan kan het voldoende zijn om dit alleen te laten weten aan je buren. Wil je een buurtfeest organiseren, dan is het handig om je buren mee te laten beslissen over waar, wanneer en hoe. Participatie kan dus verschillende vormen hebben:

• Mensen laten weten dat je een plan hebt;
• Mensen laten meedenken over je plan;
• Mensen laten meewerken aan jouw plan;
• Mensen laten meebeslissen over jouw plan.

Door vooraf aan te geven welke rol belanghebbenden hebben en welke ruimte er in je plan zit om mee te denken of te werken, schep je duidelijkheid voor zowel jezelf als voor anderen.
 

Nodig de belanghebbenden uit

Je bent als initiatiefnemer verantwoordelijk voor het organiseren van de omgevingsdialoog.  Afhankelijk van de impact die je plan heeft op de omgeving, nodig je belanghebbenden tenminste twee weken voordat de bespreking plaatsvindt uit. Informeer als eerste de direct omwonenden en zorg dat zij informatie van jou als initiatiefnemer uit de eerste hand krijgen. Ga vervolgens in gesprek met alle belanghebbenden. Het kan zijn dat er meerdere overlegmomenten nodig zijn, afhankelijk van de omvang en impact van je plan.

Voer het gesprek, maak het makkelijk en duidelijk

Overleg het liefst met belanghebbenden op de locatie waar het plan straks komt. Werk ook met beelden. Het is makkelijker meedoen als je weet hoe het eruit ziet en op welke plek het komt. Leg aan de hand van de beelden uit wat je ideeën zijn. Geef ook aan waar je al rekening mee hebt gehouden als het gaat om je omgeving. De deelnemers krijgen vervolgens de kans om hierop te reageren. Probeer tijdens de gesprekken belangen, bezwaren, zorgen of ideeën boven tafel te krijgen. Achterhaal ook wat betrokkenen sámen belangrijk vinden. Geef aan of je wel of niet iets met de opmerkingen kan doen en waarom. Vaak ligt bijvoorbeeld het budget al vast, zijn er al eerdere besluiten genomen, of is er simpelweg regelgeving waar je rekening mee moet houden. Vraag vervolgens aan de deelnemers of ze wel of niet tevreden zijn met jouw reactie. Maak ook goede afspraken over het vervolg. Blijf communiceren tijdens het proces. Doe dat open, eerlijk en transparant. Niet alleen voorafgaand aan de vergunningaanvraag, maar ook tijdens de uitvoering van je plan.

Maak een verslag van elk gesprek

Het is belangrijk om als initiatiefnemer een verslag te maken. Vermeld daarin in elk geval:

• waar en wanneer het gesprek heeft plaatsgevonden;
• wie je daarvoor hebt uitgenodigd;
• wie er aanwezig waren als eigenaar/gebruiker van welk object;
• wie zich hebben afgemeld;
• een samenvatting van wat je als initiatiefnemer hebt gezegd, wat door de deelnemers is ingebracht en wat de uiteindelijke uitkomst was van het gesprek. Geef daarbij een inschatting of er sprake is van groot draagvlak, beperkt draagvlak of geen draagvlak voor je plan;
• afspraken die je hebt gemaakt.

Stuur het verslag naar de deelnemers van het gesprek

Als je je plan naar aanleiding van het gesprek wilt bijstellen, geef dan duidelijk aan wat de wijzigingen zijn ten opzichte van het oorspronkelijke plan. Als je ervoor kiest om het plan niet bij te stellen, beschrijf dan waarom je daarvoor kiest. Stuur het verslag naar alle deelnemers.

Dien je vergunningaanvraag in met het gespreksverslag

Als het gesprek met belanghebbenden goed is afgerond, is het tijd om een aanvraag voor een omgevingsvergunning in te dienen. Voeg bij je aanvraag de gespreksverslagen en een samenvatting ervan toe. Samen met de overige gegevens heeft de gemeente dit verslag nodig om te komen tot een weloverwogen besluit.